SAP系統(tǒng)物料分類賬詳解及月結(jié)檢查步驟培訓(xùn)

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2024年7月23日 17:3 本文熱度 2813

背景分析

中國會計準則規(guī)定，對存貨的核算必須采用歷史成本法，即實際成本法，如果企業(yè)采用計劃成本法，例如標準成本進行日常核算，應(yīng)當在月末結(jié)算成本差異，或?qū)⒂媱澇杀菊{(diào)整為實際成本。

為滿足中國的會計準則，在傳統(tǒng)的手工帳時代，對于業(yè)務(wù)量較大的企業(yè)，人們更傾向采用“加權(quán)平均法”計算物料實際成本，即在物料發(fā)生業(yè)務(wù)時，產(chǎn)生的憑證只有數(shù)量，不包含金額，當月末計算物料的實際成本后，再補齊整月憑證；另一種處理方式是“先進先出法”，但這種計價方式工作量大，適合于業(yè)務(wù)較單一的中小型企業(yè)。

從效果來看，這兩種結(jié)算方式并沒有真正的體現(xiàn)出財務(wù)管理的思想，因為技術(shù)條件的限制，這些做法只是機械的迎合會計準則的需要。管理學(xué)認為，對企業(yè)財務(wù)的控制應(yīng)當分為事前計劃，事中控制及事后分析，而單一的事后核算對企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，毫無幫助。所以，采用標準成本法進行計價，為絕大多數(shù)咨詢公司所推薦。

在SAP系統(tǒng)中，如果物料的計價方式為標準價，并且系統(tǒng)沒有啟用物料分類帳功能，當業(yè)務(wù)發(fā)生的實際價與標準價不一致時，系統(tǒng)會自動計算差異，并將這筆差異計入表外科目，這些差異通常會在月結(jié)時，手工分攤至銷售成本和庫存子項目中。但這種做法并不能夠使企業(yè)了解每種物料的實際成本，因為分攤差異并沒有對應(yīng)到具體的物料。

如何在SAP中計算出物料的實際成本？如何才能將差異，分攤至每一種物料？帶著這兩個問題，我們進入下一階段的講述。

啟用物料分類帳的前提

對于差異的處理，SAP提供了多種解決方案，下面，我們將以采購差異為例，對比不同的處理方式，從而明確啟用物料分類帳的前提。

下圖是進行采購收貨時產(chǎn)生的會計憑證：

可以看到，因為采購價與標準價的不一致，產(chǎn)生了-4095.82元的材料采購差異，對于這筆差異的處理方式，我們可以采取的措施有以下幾種。

結(jié)轉(zhuǎn)至銷售成本

如果差異較小并且相對平穩(wěn)，我們可以將所有差異直接通過手工帳的方式，直接結(jié)轉(zhuǎn)至銷售成本。在西方國家，這是一種非常普遍的差異結(jié)轉(zhuǎn)方式，但在目前中國的會計制度下，這種方式仍存在爭議。

這是傳統(tǒng)手工帳時代的思想，這樣做的好處就是：簡單。壞處就是：過于簡單。如果差異較小，這樣做是可行的，但在目前激烈的市場競爭環(huán)境中，采購壓力越來越大，隨著近年來不斷升高的通脹壓力，工業(yè)原材料的價格水漲船高。價格的波動將直接導(dǎo)致差異的增加，如果將巨額的差異直接轉(zhuǎn)至銷售成本中，這將直接影響本月的損益，導(dǎo)致利潤虛低，這將成為審計上的風險，同時，這也限制了企業(yè)對物料實際成本的管理。

期間分配法

從上一種方法中，我們可以了解到，當采購差異很大時，我們原則上不允許將差異直接轉(zhuǎn)至銷售成本中，我們采取的方式是，將差異在銷售成本和物料中進行分攤，舉例來說，如果本期共生產(chǎn)A物料100PC，銷售60PC，40PC存入倉庫，采購差異為200元，則銷售成本需分攤120元差異，庫存應(yīng)承擔40（80）元差異。其中，庫存所承擔的差異，又將經(jīng)過多級滾算，分配到不同的產(chǎn)成品、半成品、原材料中，從而還原出物料的實際成本，并將另一部分差異，結(jié)轉(zhuǎn)至銷售成本。

目前存在的問題

如果需要在SAP中實現(xiàn)期間分配法，我們可以采用物料分類帳，來實現(xiàn)所謂的“成本還原”。但物料分類帳也有一些不足之處。

如果要使用物料分類帳，建議使用標準價格體系，因為移動平均價已經(jīng)是一種實際價格，不需要進行還原。并且如果使用了物料分類帳，所有物料的標準成本，必須在當月物料發(fā)生業(yè)務(wù)交易之前進行修改。原因是物料分類帳計算的邏輯，是以標準價為唯一標準，經(jīng)和實際價對比后計算差異，修改標準價格將導(dǎo)致計算差異依據(jù)的變更。所以財務(wù)部門必須提前規(guī)劃好標準價格的發(fā)布時間。

物料分類帳對企業(yè)后勤業(yè)務(wù)的管理水平，有相當?shù)囊蟆Ｒ驗槿绻獙⒉町愓_的進行分攤，那就必須指定每一筆差異所對應(yīng)的物料、發(fā)生原因等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。某些不規(guī)范或不合理的業(yè)務(wù)，將直接影響差異分攤的正確性。例如盤點差異，如果企業(yè)每月都會進行盤點，實盤庫存與系統(tǒng)庫存差異巨大，這部分差異將無法正確的進行分攤，導(dǎo)致實際成本的不正確。

除此之外，因為物料分類帳關(guān)于庫存差異的分攤是層層上滾的，如果產(chǎn)品BOM的層次比較復(fù)雜，半成品較多，很可能導(dǎo)致系統(tǒng)運行緩慢，影響月末CO結(jié)算速度。

綜上所述，啟用物料分類帳的前提有：

Ø 采用標準價格對物料進行管理

Ø 企業(yè)材料采購差異較大，價格不穩(wěn)定

Ø 企業(yè)物料數(shù)量較少，BOM結(jié)構(gòu)較為簡單

Ø 企業(yè)管理規(guī)范，有能力建立相關(guān)配套制度

注意：原則上如果物料使用移動平均價時，也可啟用物料分類帳，但移動平均價反應(yīng)的已經(jīng)是實際成本，所以啟用物料分類帳的意義不大。

物料分類帳差異分攤原理

首先明確一點，無論是否使用物料分類帳，只要系統(tǒng)使用了標準價格甚至移動平均價，發(fā)生業(yè)務(wù)時都有可能產(chǎn)生差異。簡單的說，物料分類帳不會對差異的產(chǎn)生造成影響，物料分類帳真正的作用是規(guī)范了差異的分攤，并利用分攤的結(jié)果，計算物料的實際成本

差異類別

在講述差異分攤的原理之前，首先需要介紹的是差異的類別，物料分類帳中，差異分為兩類：單層差異、多層差異。

簡單的講，單層差異就是物料自身所產(chǎn)生的差異，例如材料采購差異、生產(chǎn)訂單差異、發(fā)票校驗差異、期初導(dǎo)入差異等。

多層差異一般是由這個物料的下層物料分攤而來的差異，例如生產(chǎn)訂單中，投入到這張訂單中的物料所差生的差異，這部分差異主要由BOM結(jié)構(gòu)來確定，位于BOM底層的物料不會吸收多層差異，但會向他的上層物料分攤自身的單層差異，這筆差異對于底層物料來說，是由單層差異引發(fā)的，而對上層物料來說，是一種多層差異，所以多層和單層的概念是相對的，不能一概而論。

差異分攤原理

下面我們將舉例說明差異分攤的原理。假設(shè)產(chǎn)成品F001，該物料的BOM結(jié)構(gòu)如下：

這5個物料當月進銷存情況如下：

則這5個物料的差異分攤情況如下：

舉例分析物料R003差異走向：

Ø 首先原材料R003因為自身原因，產(chǎn)生了一筆300元的單層差異。R003當期的消耗與庫存之比為1：2，所以應(yīng)當上滾的單層差異為100元，應(yīng)當被庫存所吸收的差異為200元。

Ø R003將100元的單層差異上滾至半成品H001，原因是H001是R003的上層物料，生產(chǎn)H001需要投入R003。這100元便成為H001的多層差異，同時，H001因為自身生產(chǎn)而發(fā)生了100元的單層差異，并且H001還從R002吸收了20元的多層差異，在月末結(jié)算時，H001的總差異為100+100+20=220元。

Ø H001當期消耗與庫存之比為1：1。所以應(yīng)當上滾的總差異為110元，應(yīng)當被庫存吸收的差異也為110元。

Ø F001吸收了下層物料R001和H001共計160元的多層差異，與此同時，生產(chǎn)F001產(chǎn)生了80元的自身差異。當月F001的總差異為50+110+80=240元。

Ø 當月F001全部出庫，因為F001是頂層物料，所以F001的出庫被認為是銷售出庫，F001的240元差異將直接進入當期損益，即銷售成本。

差異計算邏輯

目前差異的計算邏輯仍存在分歧，主要有兩種計算方法：

Ø 按照數(shù)量分攤差異；

Ø 按照實際成本分攤差異。

按照數(shù)量分攤差異

簡單的說就是按照累計庫存與消耗之比分攤差異。

生產(chǎn)訂單共消耗該物料3268件，當期累計庫存為8998件，總差異為150，計算公式為：

當期消耗 / 累計庫存×總差異 = 消耗承擔的差異

按實際成本分攤差異

簡單的說就是通過累計庫存和當月差異，計算出物料的實際成本，公式為：

[（期初庫存 + 當期收貨）× 標準價 + 差異 ] /（期初庫存 + 當期收貨）= 實際成本

根據(jù)實際成本與當期消耗所對應(yīng)的價格進行對比，計算得出消耗所應(yīng)承擔的差異，公式為：

（標準成本 – 實際成本）× 消耗數(shù)量 = 消耗承擔的差異

而庫存承擔的差異計算公式為：

總差異 – 消耗承擔的差異 = 庫存承擔的差異

這兩種差異計算邏輯的正確性有待進一步研究。但廣義上講，第一種理解更具普遍性。

物料分類帳的前臺操作

物料分類帳前臺的操作，主要有兩部分，分別為日常處理及月末結(jié)算。

日常處理的主要工作由后勤模塊執(zhí)行，關(guān)鍵在于規(guī)范業(yè)務(wù)流程，避免某些不合理業(yè)務(wù)的發(fā)生。

月末結(jié)算時需要注意的有：

Ø 物料分類帳月結(jié)流程；

Ø 處理未分配、未分攤差異；

Ø 分析錯誤差異產(chǎn)生的原因。

物料分類帳的日常處理

在實施過程中，首先需要明確，企業(yè)中有哪些業(yè)務(wù)，是與物料分類帳有沖突的，例如物料轉(zhuǎn)物料。

啟用物料分類帳，是對企業(yè)管理水平的一次考驗，如果企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)操作都是合理的、符合相關(guān)操作手冊的，啟用物料分類帳對企業(yè)的影響很小。但如果目前企業(yè)的管理較為混亂，則有必要加強企業(yè)的內(nèi)部管理，特別是生產(chǎn)、采購方面管理，并對現(xiàn)有業(yè)務(wù)進行調(diào)整，優(yōu)化流程，保證差異的合理分攤。

所以在實施物料分類帳之前，建議對客戶進行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，內(nèi)容除了常規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)外，還應(yīng)當包括一下幾點：幫助企業(yè)建立一系列規(guī)章制度；明確職責權(quán)利；嚴防不規(guī)范的操作發(fā)生，這類業(yè)務(wù)主要包括以下幾點：

生產(chǎn)訂單不規(guī)范的跨月投料

在使用SAP的過程中，物流與信息流之間，往往會存在一定的時間差，例如當產(chǎn)成品入庫后，倉管員往往會在物料進入倉庫一段時間后再進行系統(tǒng)過賬，這在平日里對SAP的影響可能并不大，但在月末時，這種影響將是危害性的。舉例來說：

財務(wù)部門在月末關(guān)閉上月的物料期間，如果某企業(yè)采用的是先收貨后投料的生產(chǎn)方式，在上月末，車間為了趕指生產(chǎn)標，將剛生產(chǎn)完畢的工件過賬入庫，而與此同時，原材料倉儲部門卻沒有及時在系統(tǒng)中，將這部分料發(fā)至生產(chǎn)訂單，導(dǎo)致這類訂單有產(chǎn)出，無投入，該入庫物料的實際成本將虛低。所以建議在設(shè)計業(yè)務(wù)流程時，后勤顧問需要尤其關(guān)注月末車間的這類情況，及時制定流程進行規(guī)避。

非生產(chǎn)性成本中心領(lǐng)用物料

成本中心領(lǐng)用物料是常見的后勤業(yè)務(wù)。發(fā)生這種業(yè)務(wù)可能的原因包括以下幾點：

Ø 車間輔料耗用；車間中某些輔料無法直接對應(yīng)到生產(chǎn)訂單，或價值較低無需耗用大量管理資源，將其搭建到BOM中。這時，企業(yè)會將這些物料直接投入該車間的成本中心，月末通過作業(yè)價格重估將這部分制造費用分攤到當月訂單。

Ø 工件報廢；某些企業(yè)的報廢工件無法準確對應(yīng)到訂單，于是簡化了報廢流程將報廢件直接發(fā)入成本中心。

Ø 其他損耗；同上。

對于上述的成本中心領(lǐng)料，月末結(jié)算時物料的差異將直接進入所對應(yīng)的成本中心。如果是生產(chǎn)性成本中心，則差異會根據(jù)作業(yè)價格重估重新進入到生產(chǎn)訂單，在該車間的生產(chǎn)訂單中進行統(tǒng)攤。但如果對應(yīng)的是非生成性成本中心，則差異只能進損益，這不但有違我國的會計準則，更會使實際成本計算不準確。

物料轉(zhuǎn)物料

物料轉(zhuǎn)物料在企業(yè)中也是一種常見的業(yè)務(wù)，發(fā)生這種業(yè)務(wù)一般是由替代料，或主數(shù)據(jù)不準確而造成，使用物料分類帳后，將不允許這種業(yè)務(wù)的發(fā)生，原因如下：

首先舉例說明物料轉(zhuǎn)物料中的差異流轉(zhuǎn)情況：

如上圖所示，企業(yè)中發(fā)生兩筆物料移動：

Ø 第一筆為從物料A移動至物料B，移動類型為301

Ø 第二筆為從物料B移動至物料A，移動類型也為301

也就是說，物料A、B互為上層物料，月末物料分類帳結(jié)算時，物料A存在一筆單層差異，因為物料A曾經(jīng)轉(zhuǎn)到了物料B，所以差異理應(yīng)分攤至物料B，成為物料B的多層差異。

而物料B又轉(zhuǎn)到了物料A，物料B所吸收的這筆多層差異又會被物料A所吸收，于是在兩個物料間，差異無法進行正確分配。

訂單技術(shù)性關(guān)閉的后續(xù)處理

企業(yè)中經(jīng)常會發(fā)生這類業(yè)務(wù)：訂單投料后，發(fā)現(xiàn)制造出來的工件不是所需的，于是在訂單沒有任何產(chǎn)出的情況下，將其TECO，但不對已經(jīng)投入該訂單的物料進行處理。這些物料的投入，在月結(jié)時會自動進入訂單差異科目，但這些差異卻無法找到吸收的對象。

如果投入到該訂單的物料存在單層差異，則這部分差異也必須找到一個歸集的對象，即這些物料的上層物料，但此時，這張訂單已經(jīng)關(guān)閉，上層物料沒有任何產(chǎn)出，也就不能吸收任何差異。于是，這部分差異將無法進行分攤。

按單物料的管理問題

在SAP中，對物料存在多種形式的按單管理，比如按單生產(chǎn)、特殊的按單庫存及按單的結(jié)算等。要保證這類業(yè)務(wù)的開展，必須在物料移動或其他相關(guān)單據(jù)發(fā)生業(yè)務(wù)時，指定相應(yīng)的銷售訂單行項目。

對于物料移動來說，大多數(shù)企業(yè)都能夠做到明確銷售訂單行項目，但對于某些非物料移動的業(yè)務(wù)，則明確難度較大，如發(fā)票校驗，如下圖所示：

該物料入庫數(shù)量為1，但總差異達23萬。原因是該物料是一個按單的物料，物料分類帳能夠區(qū)分按單物料和非按單物料的差異。該物料按照訂單收貨，在發(fā)票校驗時，產(chǎn)生了一筆23W的采購差異，但該物料并沒有按照訂單進行校驗，從而，按單的發(fā)票校驗的差異，直接進入該物料非按單的庫存中，直接導(dǎo)致該物料非按單庫存的實際價格異常。

總體來講，物料分類帳的日常處理，主要可以理解為規(guī)范后勤業(yè)務(wù)，財務(wù)部門的工作主要是監(jiān)控，所以我們可以將物料分類帳理解為一種工具，一種提升企業(yè)管理的工具。

物料分類帳的月末結(jié)算

通過對日常業(yè)務(wù)的處理、分析，月末時，財務(wù)部門需要對收集而來的數(shù)據(jù)進行整理、計算，并最終得出物料的實際成本。物料分類帳的結(jié)算應(yīng)該在結(jié)算生產(chǎn)訂單之后，結(jié)轉(zhuǎn)費用及出具報表之前進行。在月結(jié)時，我們需要注意以下幾個方面：

物料分類帳月結(jié)流程

物料分類帳的結(jié)算主要通過9個步驟執(zhí)行，事務(wù)代碼CKMLCP，如下圖所示：

這個9個步驟的操作方式如下：

第一步：確定月結(jié)的工廠

注意：相互間有物料移動的工廠，必須同時進行物料分類帳的結(jié)算，否則將導(dǎo)致價格異常。

第二步：選定備選工廠中的物料。

這里可以選擇特定物料計算成本。

第三步：確定物料計算順序。

系統(tǒng)將自動確定計算差異的先后順序。

第四步：計算物料自身差異（計算單層差異）。

Ø 如果已經(jīng)執(zhí)行過這一步，建議選擇“不要處理”來跳過部分沒有價格變動的物料；

Ø 當單層差異導(dǎo)致物料實際成本改變過大時，可以定義警告及報錯信息，及時了解價格變動幅度較大的物料；

Ø 計算價格的基準可以是物料的標準價格，也可以是物料月末的移動平均價。

第五步：計算多層差異

系統(tǒng)允許按物料、工廠、評估類型進行選擇需要計算的物料

Ø 可以按照差異的大小，發(fā)送警告或錯誤消息。

Ø 當產(chǎn)生循環(huán)bom時，系統(tǒng)可以自動處理。舉例說明循環(huán)bom，如下圖所示：

該物料消耗自身進行生產(chǎn)，導(dǎo)致了差異無法分攤，這是典型的循環(huán)bom，也是后勤需要避免發(fā)生的業(yè)務(wù)。不過系統(tǒng)可以自動識別這些錯誤，并按照業(yè)務(wù)類型確定自身應(yīng)當承擔的差異。

當差異異常導(dǎo)致物料價格為負時，系統(tǒng)能采取備選取價策略，防止負價格的出現(xiàn)。一般來講，當物料的實際價格為負時，系統(tǒng)會自動不吸收這筆可能使物料價格為負的差異。這筆差異將成為一筆未分攤差異。

第六步：計算物料實際成本。

執(zhí)行計算程序，計算物料實際成本，該步驟可以理解為測試運行，不產(chǎn)生任何憑證。

第七步：產(chǎn)生差異憑證，將差異進行過賬。

當確認實際成本后，系統(tǒng)將根據(jù)上一步的結(jié)果，產(chǎn)生差異過賬憑證。

第八步：將實際價格發(fā)布至物料的標準成本。

注意：在項目中一般不將實際成本發(fā)布至標準成本，原因有兩個：

Ø 物料分類帳結(jié)算一般在月結(jié)尾進行，而月結(jié)一般需要3-10天，所以當實際成本計算完畢后，已經(jīng)不能發(fā)布至當月的標準成本，失去發(fā)布意義。

Ø 標準成本一般作為物料的考核價，長期不變，而實際成本可能會因為當月的價格波動而改變，所以發(fā)布意義不大。

物料分類帳月結(jié)后續(xù)處理

分析結(jié)完物料賬期后，每個期間的物料結(jié)算狀態(tài)（S_ALR_87013180）

結(jié)算完成后，狀態(tài)為01和70是正常的

分析物料實際成本

在完成第六步后，建議使用值流監(jiān)視器，事務(wù)代碼：CKMVFM，如下圖所示，對物料實際成本數(shù)據(jù)進行分析、核對，如果發(fā)現(xiàn)差異異常的物料，可以在正式差異過賬前對后勤業(yè)務(wù)進行調(diào)整。調(diào)整完畢后，按照調(diào)整內(nèi)容，如果涉及成本中心或生產(chǎn)訂單，則可以考慮對生產(chǎn)訂單重新結(jié)算。如果涉及面不廣，則僅需對物料分類帳重新結(jié)算。調(diào)整完畢后，再進入到第七步。

通過值流監(jiān)視器，可以查看物料的差異分攤情況，如果出現(xiàn)金額較大的未分配為分攤，則可以使用CKM3尋找差異原因，并加以修正。

當確認結(jié)算沒有問題后，完成第七步憑證過賬的操作，然后使用F-02對差異科目的尾差進行結(jié)轉(zhuǎn)。使用報表工具查看后臺配置的差異科目。結(jié)算完畢后，這些科目可能會存在小額差異，必須將這部分表外差異科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)至表內(nèi)，建議可以直接結(jié)轉(zhuǎn)至當期損益。會計分錄如下：

借\貸：待攤費用-成本遞延差異或相應(yīng)損益科目

貸\借：手工差異轉(zhuǎn)出

其他消費重估差異(COC)

同時，如果存在成本中心領(lǐng)料，則可能會有差異過賬至成本中心，而此時的生產(chǎn)性成本中心已經(jīng)通過作業(yè)價格重估清零，所以需要手工將這部分差異轉(zhuǎn)出，并在下月沖回，或者直接進入當期損益。（重估歸零了，通過作業(yè)價格分攤分配到生產(chǎn)訂單，不要重新調(diào)整）

借：待攤費用-成本遞延差異或相應(yīng)損益科目

貸：成本中心余額轉(zhuǎn)出

然后，將物料分類帳計算得出的實際成本傳輸至獲利能力分析中，事務(wù)代碼：KE27

注意：如果需要完成這步，獲利分析需要有相應(yīng)配置，保證COPA的報表中有實際成本的相關(guān)字段，在此不再贅述。

至此，物料分類帳月結(jié)結(jié)束。

系統(tǒng)環(huán)境的變化

啟用物料分類帳后，系統(tǒng)會更新所有物料主數(shù)據(jù)，當物料發(fā)生任何收貨或發(fā)料，系統(tǒng)都會自動產(chǎn)生一張物料分類帳憑證，如果有價格修改，系統(tǒng)還會增加一張價格修改憑證。

物料主數(shù)據(jù)的變化：

下面是啟用物料分類帳后，物料的會計1視圖：

從上圖我們可以看到，物料除了標準價外，還多了一個周期單位價格。這個價格類似于移動平均價，不同之處是，這個價格僅在一個周期內(nèi)有效，我們可以簡單的理解為，這是物料在某個期間內(nèi)，計算得出的移動平均價。

價格確定字段用來控制物料的價格類型，為S還是V。當價格確定為2時，物料可以使用V或者S作為計價方式；當價格確定為3時，物料只能使用S標準價作為計價方式。價格確定由后臺配置確定，在啟動工廠時，自動默認至物料主數(shù)據(jù)中。在物料發(fā)生業(yè)務(wù)之前，可以使用CKMM進行批量更改。如下圖所示：